منسق الحفلات المحترف يتكفل بتسيير الحفل وتغطيته من كل الجوانب و يحضير بشكل مسبق له. كما يخطط بدقة
ويبذل مجهود كبير في سبيل إنجاحه وفي الغالب قد يواجه أصحاب الحفل العديد من العراقيل
إذ قد يتيهون بين تفاصيله، وهنا وجب الاستعانة بمنسق الحفلات
دعونا نرى ما هي مواصفات منسق الحفلات المحترف؟
منسق الحفلات البارع هو شخص مخطط بامتياز
أن تكون منسٌق حفلات محترف لا يعتمد على العمل بعشوائية أو التخطيط في آخر لحظة، بل على التخطيط والتنظيم بشكل مسبق.
منسق الحفلات المحترف يتكفل بمساعدة اهل الفرح
بحيث يقلٌص كمية التعب والإجهاد الذي يعاني منه أهل الحفل.
و يحافظ على ميزانية أهل الحفل ويعرف كيف يسيٌرها، ويتصرّف بناء على تلك الميزانية.
كما أنه يدرك تماماً ما يجب عليك فعله وما لا يجب عليك فعله.
منسق الحفلات المحترف يجيد مهارة الواصل
عليه أن يتقن مهارة التواصل مع أهل الحفل حتى يعرف زاوية نظرها في طريقة سير الحفل، وينقلها فيما بعد إلى البائعين والمزوّدين
منسق الحفلات المحترف يتمتع بالمرونة
يجب أن يجيد التعامل مع المشاكل المفاجِأة وإدارة الأزمات التي قد تطرأ بمعنى أن يكون مرناً أثناء تعاملك مع الخطة
حتى يسير الحفل بالشكل المتّفق عليه، كأن يحتفظ بأرقام لبعض خدمات السيارات في حال حدوث عطب أو خلل لسيارة في الحفل.
منسق الحفلات يدير الوقت بدهاء
أن تكون منسٌق حفلات يعني أن تقدّس الوقت والمواعيد، إذ يجب أن تعرف جيداً أوقات تقديم الطعام، ووقت بدء الموسيقى
ومواعيد حضور المدعوين ومغادرتهم، بمعنى أن تعرف جيداً متى تبدأ ومتى تتوقف كل مرحلة من مراحل الحفل.
عليك ايضا أن تتقن كيفية التواصل والتنسيق مع الأشخاص المسؤولين عن الطعام والبائعين والفِرق
التي ستتنقل في الحفل والأشخاص المسؤولين عن الإضاءة وغيرهم.
كما يجب عليك ألا تهمل الجزئيات الصغيرة لأنها قد تُنجح الحفل أو تفسِده، كأن تتأكد ما إذا كانت أماكن متاحة وكافية للرقص
وتخصيص أماكن هادئة بعيدة عن صخب الحفل لمن يفضٌل الهدوء، وتنظيم الطاولات والكراسي
وتنسيقها بل وحتى مفارش الطاولات ونوع الموسيقى.
- أن يكون لديك تحضير مسبق قبل الالتقاء مع أهل العروس، وذلك بأن تُحضر ورقة وقلم لتدوٌن كل التفاصيل
المتعلٌقة بالحفل و التي يرغب فيها أهل العروس.
- لا يكفي أن تكون مستمعاً فحسب بل يجب ان تكون منصتاً ومركّزاً في كل التفاصيل التي يطلبها أهل الحفل
كالألوان، طريقة تقديم الطعام، بطاقة الدعوة…
وبالتالي احذر كل الحذر أن تكون قراراتك ارتجالية اختيارية من عندك بل إعمل على أن تحقق رؤية أهل الحفل.
- لا يجب أن تغفل كمنسق حفلات أثناء تحضير العشاء إلى أنّ عدد أطباق العشاء تكفي جميع المدعوين.
- إحرص أن تراعي جانب العادات والتقاليد في كل حفل.
- إن كان من بين المدعوين أطفال ففكرة جيدة أن تخصٌص لهم وجبة صحية وشهية
كما يمكنك أن تُحضر لهم مهرج أو صاحب ألعاب خفية حتى يرافقهم أثناء الحفل.
- أن تنتبه للأخطاء التي وقعت فيها مسبقاً وألٌا تكررها مجدداً في الحفلات القادمة.
- أن تعمل بشكل مستمر على تحسين خدماتك في كل مرة
- أن توفر خدمة ما بعد البيع كأن تتواصل مع أهل الحفل لمعرفة آرائهم وانطباعاتهم حول خدمتك.
شاهد مقال: ماهو اتيكيت ريادة الأعمال في 2023؟